Urban Connect – Politique de confidentialité

En bref

Urban Connect AG, à Schlieren, est responsable de vos données personnelles. Contact : privacy@urban-connect.ch.
Nous traitons vos données pour exploiter les services de mobilité que votre employeur ou votre organisation met à votre disposition : vélos et voitures électriques partagés, budgets mobilité, stationnement et recharge, ainsi que l’application et le portail qui les accompagnent.
Votre employeur ou votre organisation voit qui dispose d’un accès, les réservations (station, horaires, kilomètres) et le solde du budget mobilité. Il ne voit pas les itinéraires, ni à quel moment vous êtes entré ou sorti d’un parking, et nous n’enregistrons pas le comportement de conduite.
Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires pour des tiers et nous ne prenons pas de décisions automatisées à votre sujet.
Les données sont conservées pendant la durée d’utilisation du service, puis supprimées ou anonymisées, sous réserve des obligations légales de conservation (section 8).
Vous pouvez à tout moment nous demander quelles données nous détenons à votre sujet et les faire rectifier ou supprimer.

1. Qui nous sommes et comment nous joindre

Le responsable du traitement décrit dans la présente politique est Urban Connect AG, Zürcherstrasse 39d, 8952 Schlieren, Suisse (IDE CHE-441.864.827) (« Urban Connect », « nous »). Notre filiale allemande, Urban Connect GmbH, Gotzinger Str. 52 f, 81371 Munich, Allemagne, peut être la partie contractante de votre organisation ; elle ne traite pas elle-même vos données personnelles.

Pour toute question ou demande concernant vos données personnelles, écrivez à privacy@urban-connect.ch ou à l’adresse postale ci-dessus.

2. À qui s’applique la présente politique

La présente politique s’applique à vous si vous utilisez l’application Urban Connect, les véhicules, le budget mobilité, les services de stationnement ou de recharge, ou le portail client (ensemble, les « Services ») ; si vous visitez notre site web ; si vous êtes une personne de contact chez un client, un partenaire, un fournisseur ou un client potentiel ; ou si vous postulez chez nous. Nos Services vous sont mis à disposition par votre employeur, votre régie immobilière ou une autre organisation (votre « Organisation ») en vertu d’un contrat conclu avec nous. Votre Organisation détermine qui est éligible ; l’accès aux voitures nécessite en outre un permis de conduire valable.

Lorsque nous traitons vos données pour le compte de votre Organisation en vertu d’un contrat de sous-traitance, c’est ce contrat qui s’applique, et votre Organisation est responsable des données qu’elle nous transmet ainsi que de l’usage qu’elle fait du portail et des rapports que nous fournissons. Les questions relatives à cet usage sont à adresser à votre Organisation. La présente politique décrit la manière dont nous traitons vos données sous notre propre responsabilité.

Le traitement décrit ici est régi par la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD). Lorsque le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD) s’applique – en particulier pour les Services contractés par l’intermédiaire d’Urban Connect GmbH et pour les utilisateurs et visiteurs du site situés dans l’Espace économique européen –, les informations supplémentaires exigées par le RGPD figurent ci-dessous.

3. Quelles données nous traitons et d’où elles proviennent

Nous traitons les principales catégories de données personnelles suivantes ; les exemples sont donnés à titre indicatif. La plupart proviennent directement de vous ; certaines proviennent de votre Organisation, des véhicules que vous utilisez ou de tiers, comme indiqué.

Données de compte – nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe (haché), langue de l’application, groupe d’utilisateurs. Source : vous ; votre Organisation, via la liste des ayants droit ou l’intégration de l’annuaire.
Données d’éligibilité – adresse e-mail professionnelle, employeur, département, taux d’activité (pour calculer votre budget), groupe du budget mobilité. Source : votre Organisation.
Vérification du conducteur – adresse, date de naissance, données du permis de conduire et images utilisées pour la vérification. Source : vous, via notre prestataire de vérification.
Données de réservation et d’utilisation – réservations, station et horaires de départ et d’arrivée, véhicule, horaires de verrouillage et de déverrouillage, kilomètres parcourus, sessions de stationnement et de recharge, titres de transport public. Source : générées lors de votre utilisation des Services.
Données d’accès au stationnement – plaque d’immatriculation du véhicule. Source : vous ; votre Organisation ; le système de stationnement sur site.
Données du véhicule – position actuelle du véhicule, niveau de batterie, état de verrouillage, état technique. Source : le véhicule.
Données de paiement – moyen de paiement enregistré auprès de notre prestataire de paiement ; factures, montants dus. Source : vous ; notre prestataire de paiement.
Données du budget mobilité et de la carte – allocations et solde du budget, transactions effectuées avec la carte mobilité (commerçant, date, montant). Source : votre Organisation ; l’émetteur de la carte.
Données d’assistance et d’incident – vos messages, les déclarations d’incident et d’accident, la correspondance relative aux amendes et aux sinistres. Source : vous ; les autorités ; les assureurs ; votre Organisation.
Données techniques – type d’appareil, système d’exploitation, version de l’application, rapports de plantage, données de journalisation. Source : votre appareil.
Données du site web – cookies et identifiants similaires, pages consultées, saisies de formulaires (section 10). Source : votre navigateur.
Données de contact professionnel – nom, fonction, employeur, coordonnées professionnelles, correspondance, notes d’entretien. Source : vous ; votre employeur ; sources publiques et bases de données d’entreprises.
Données de candidature – curriculum vitae, dossier de candidature, notes d’entretien. Source : vous ; recruteurs ; références que vous indiquez.

Lorsque votre Organisation utilise notre gestion du stationnement, l’accès est contrôlé par la lecture de la plaque d’immatriculation de votre véhicule à l’entrée. En fonctionnement normal, aucune image n’est conservée. Le système peut être basculé en mode enregistrement dans des cas particuliers – par exemple pour déterminer pourquoi une plaque n’est pas reconnue, ou pour clarifier un incident tel qu’un dommage ou un stationnement non autorisé. L’enregistrement n’est activé que sur instruction documentée de votre Organisation, il est lié à un événement précis et jamais à une personne déterminée, et chaque activation est journalisée. Les images sont supprimées dès que la situation est clarifiée, et au plus tard après 72 heures.

Certains véhicules sont équipés de caméras et de capteurs installés par le constructeur (par exemple des dashcams ou une surveillance de stationnement). Les enregistrements restent dans le véhicule, au sein du système du constructeur. Nous n’y accédons pas, sauf lorsque cela est nécessaire pour traiter un accident, un vol, un dommage ou une prétention juridique. La politique de confidentialité propre au constructeur s’applique à ses services de véhicule connecté.

Nous ne conservons ni n’utilisons les données de position pour analyser des itinéraires ou le comportement de conduite, et nous ne créons pas de profils de déplacement. La position du véhicule sert à le localiser et s’inscrit dans le cadre de votre réservation, par exemple pour confirmer qu’il a été restitué.

4. Pourquoi nous traitons vos données et sur quelle base juridique

Fourniture des Services – création et gestion de votre compte ; vérification de votre éligibilité et de votre permis de conduire ; réservations ; déverrouillage des véhicules ; budget mobilité, stationnement, recharge et titres de transport ; facturation et paiement. Base juridique : exécution des conditions d’utilisation que vous acceptez dans l’application.
Sécurité et exploitation de la flotte – localisation des véhicules ; prévention et investigation des vols, dommages, usages abusifs ou utilisations hors des zones autorisées ; traitement des accidents, amendes et sinistres. Base juridique : intérêt légitime ; obligation légale.
Rapports à votre Organisation – gestion des accès, réservations, administration du budget mobilité, statistiques d’utilisation agrégées et anonymisées. Base juridique : exécution du contrat avec votre Organisation ; intérêt légitime.
Assistance et communication – réponse à vos demandes ; messages de service, par exemple en cas de problème de réservation, de modification de la flotte ou des prix et de modification de la présente politique ; retours volontaires et enquêtes. Base juridique : exécution des conditions d’utilisation ; intérêt légitime ; consentement pour les enquêtes.
Amélioration des Services – analyse des données d’utilisation et techniques pour corriger les problèmes et développer des fonctionnalités, en recourant dans la mesure du possible à des données agrégées ou pseudonymisées. Base juridique : intérêt légitime.
Site web et marketing – exploitation du site ; mesure de son utilisation ; newsletters et informations sur nos services destinées aux contacts professionnels. Base juridique : consentement pour les cookies non essentiels et les newsletters ; intérêt légitime pour la communication professionnelle.
Recrutement – évaluation des candidatures. Base juridique : mesures précontractuelles ; consentement pour le vivier de talents.
Conformité légale et protection des droits – conservation comptable et fiscale ; réponses aux autorités ; constatation, exercice ou défense de droits en justice. Base juridique : obligation légale ; intérêt légitime.

Les bases juridiques ci-dessus sont indiquées aux fins du RGPD ; en droit suisse, un traitement est justifié lorsqu’il est nécessaire à l’exécution de nos contrats, au respect de nos obligations légales ou à la sauvegarde de nos intérêts prépondérants. Lorsque nous invoquons un intérêt légitime, celui-ci consiste à exploiter, sécuriser et améliorer un service de mobilité partagée pour le compte de votre Organisation, à protéger nos véhicules et les autres utilisateurs, et à gérer notre entreprise. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment avec effet pour l’avenir. La communication des données de compte, d’éligibilité et – pour les voitures – de vérification du conducteur est nécessaire à l’utilisation des Services concernés ; sans elles, nous ne pouvons pas vous donner accès.

Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs comparables à votre égard sur le seul fondement d’un traitement automatisé ; des outils automatisés peuvent assister nos collaborateurs, mais une personne reste responsable du résultat.

5. Qui reçoit vos données

Votre Organisation

Les personnes de contact désignées par votre Organisation (généralement les ressources humaines, la gestion de la mobilité ou le facility management) voient dans le portail client : qui dispose d’un accès aux Services ; les réservations avec le véhicule, la station, les horaires de début et de fin, les horaires de verrouillage et de déverrouillage et les kilomètres parcourus ; votre numéro de téléphone, afin de pouvoir vous joindre au sujet d’une réservation ; et, pour le budget mobilité, votre groupe, les allocations, le solde actuel et la langue de l’application. Votre Organisation utilise ces informations pour gérer les accès, effectuer des réservations pour les utilisateurs et administrer le budget, et ne peut les utiliser qu’à ces fins – et non pour contrôler vos performances ou votre présence.

Nous informons en outre votre Organisation, après examen par nos collaborateurs, lorsque cela est nécessaire pour traiter une violation des conditions d’utilisation, un accident ou un incident, un véhicule perdu ou endommagé, une amende, un usage abusif présumé de la carte mobilité, ou des réservations que vous avez marquées comme professionnelles, ainsi que pour confirmer votre éligibilité. Les informations relatives à des amendes ou à des procédures ne sont communiquées que dans la mesure nécessaire pour identifier le conducteur, imputer les coûts ou respecter la loi, et nous vous en informons. En cas d’usage abusif présumé de la carte, nous communiquons les transactions concernées.

Prestataires de services

Nous recourons à des prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte, sur nos instructions et en vertu de contrats de sous-traitance. Catégories : hébergement cloud et infrastructure ; développement logiciel et support ; télématique des véhicules, systèmes de verrouillage et de recharge ; services de vérification du permis de conduire ; traitement des paiements et émission de la carte mobilité ; outils de service client, de messagerie et de communication ; outils de gestion de la relation client et de marketing (par exemple HubSpot) ; logiciels bureautiques, collaboratifs et de gestion courante, y compris leurs fonctions assistées par intelligence artificielle (par exemple Microsoft 365), utilisés en vertu de contrats excluant l’utilisation de vos données pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle ; outils d’analyse et de rapport de plantage ; assureurs et gestionnaires de sinistres ; organes de révision et conseillers.

Assistants d’intelligence artificielle

Nous utilisons des assistants d’intelligence artificielle pour appuyer notre propre travail – par exemple pour analyser des données d’utilisation, préparer des rapports et des projets de documents, et répondre plus rapidement aux demandes d’assistance.

Nous n’utilisons ces assistants qu’en vertu d’un contrat de sous-traitance et sur nos instructions, au titre de contrats excluant l’utilisation de nos saisies et de nos résultats pour l’entraînement des modèles du fournisseur. Lorsqu’un assistant est exploité depuis l’extérieur de la Suisse ou de l’Espace économique européen, les garanties décrites à la section 6 s’appliquent.

Les assistants d’intelligence artificielle assistent nos collaborateurs ; ils ne prennent pas de décisions vous concernant. Une personne reste responsable de tout résultat qui vous concerne (voir section 4).

Autres destinataires

Nous communiquons des données personnelles aux assureurs pour le traitement des sinistres ; aux autorités, tribunaux et services de police lorsque la loi nous y oblige ou lorsque cela est nécessaire pour identifier le conducteur responsable d’une amende ou pour protéger nos droits, les autres utilisateurs ou le public ; aux exploitants de transports publics et de parkings dans la mesure nécessaire à la fourniture de ces prestations ; et, si Urban Connect ou une partie de son activité est vendue ou fusionnée, à l’acquéreur, qui peut continuer à utiliser vos données aux fins décrites ici ; nous vous informerons de tout changement de responsable du traitement. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les partageons pas avec des tiers à des fins publicitaires.

6. Transferts à l’étranger

Vos données sont traitées principalement en Suisse et dans l’Espace économique européen. Certains de nos prestataires sont situés dans d’autres pays ou y accèdent depuis ces pays – actuellement le Royaume-Uni, que le Conseil fédéral reconnaît comme offrant une protection adéquate, ainsi que les États-Unis, la Serbie et le Kazakhstan. Nous mettrons cette liste à jour si elle change.

Lorsqu’un pays n’offre pas de protection adéquate, nous ne transférons des données que sous des garanties adaptées au risque du transfert : les clauses contractuelles types de l’Union européenne complétées pour le droit suisse, une analyse documentée des risques liés au transfert, et des mesures techniques et organisationnelles supplémentaires lorsque cela est nécessaire ; pour les prestataires établis aux États-Unis, nous pouvons nous fonder sur leur certification au titre du Swiss-U.S. et de l’EU-U.S. Data Privacy Framework. Dans de tels pays, les autorités locales peuvent dans certains cas accéder aux données en vertu du droit local. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables à un transfert déterminé en nous contactant.

7. Comment nous sécurisons vos données

Nous protégeons les données personnelles par des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment le chiffrement en transit et au repos, des contrôles d’accès fondés sur les rôles, la journalisation, les sauvegardes, des obligations contractuelles à la charge de nos prestataires et la formation de nos collaborateurs. Si un incident de sécurité affecte vos données personnelles, nous en informons l’autorité compétente et, lorsque la loi l’exige, vous-même, et nous informons votre Organisation des incidents touchant ses utilisateurs. Veuillez signaler tout incident présumé à privacy@urban-connect.ch.

8. Combien de temps nous conservons vos données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins exposées ci-dessus et que la loi l’exige. En pratique :

Lorsque votre Organisation met fin à son contrat avec nous, nous supprimons ou anonymisons les données des utilisateurs dans les six mois suivant la fin de la prestation.
Si votre compte est inactif pendant deux ans, il est anonymisé de manière irréversible, même si votre Organisation continue d’utiliser nos Services.
Lorsque vous demandez la suppression de votre compte, nous y procédons, sauf et aussi longtemps qu’une affaire en cours – par exemple une amende, une prétention en dommages ou une facture impayée – exige la conservation des données, ou qu’une obligation légale de conservation s’applique.
Les justificatifs de réservation, de facturation et de paiement sont conservés pendant la durée prescrite par le droit comptable applicable (dix ans en Suisse). Les dossiers d’incident, d’amende et de sinistre sont conservés jusqu’à la clôture de l’affaire et l’expiration de tout délai de prescription.
Les données d’analyse du site web sont conservées sous forme agrégée ; les identifiants sont supprimés dans les délais fixés dans les paramètres de cookies. Les candidatures non retenues sont supprimées dans un délai de six mois, sauf si vous acceptez de rester dans notre vivier de talents.

9. Vos droits

Vous avez le droit de nous demander l’accès à vos données personnelles et une copie de celles-ci ; de faire rectifier des données inexactes ; de faire supprimer des données ; de recevoir dans un format électronique courant les données que vous avez fournies ; de retirer votre consentement ; et, lorsque le RGPD s’applique, de demander la limitation du traitement. Ces droits peuvent être limités lorsque nous devons conserver des données pour respecter une obligation légale ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.

Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer à tout moment, en nous écrivant, à un traitement fondé sur nos intérêts légitimes, y compris la prospection directe.

Pour exercer vos droits, ou pour toute question relative à vos données – y compris sur les prestataires qui les traitent et les garanties applicables aux transferts à l’étranger –, écrivez à privacy@urban-connect.ch. Nous pouvons vous demander de justifier votre identité. Nous répondons dans un délai d’un mois ; si nous avons besoin de plus de temps, nous vous en informons dans ce délai en expliquant pourquoi. Vous pouvez également signaler une violation présumée au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, lorsque le RGPD s’applique, déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans le pays où vous résidez ou travaillez.

10. Site web et cookies

Notre site web utilise des cookies et des technologies similaires relevant de trois catégories : essentiels (nécessaires au fonctionnement du site, par exemple la sélection de la langue et la sécurité) ; analyse (pour mesurer l’utilisation du site, par exemple Google Analytics avec anonymisation de l’adresse IP et l’analyse HubSpot) ; et marketing (pour mesurer l’efficacité de nos campagnes et, si vous y avez consenti, vous présenter des contenus pertinents sur d’autres plateformes). La liste actuelle des outils, leurs durées de conservation et vos choix figurent dans les paramètres de cookies du site. Les cookies d’analyse et de marketing ne sont déposés qu’avec votre consentement ; vous pouvez modifier votre choix à tout moment dans les paramètres de cookies ou en bloquant les cookies dans votre navigateur. Si vous remplissez un formulaire sur le site, nous utilisons vos coordonnées pour vous répondre et, pour les contacts professionnels, pour rester en contact au sujet de nos services.

11. Contacts professionnels et candidats

Si vous êtes une personne de contact chez un client, un partenaire, un fournisseur ou un client potentiel, nous traitons vos coordonnées professionnelles et notre correspondance dans notre système de gestion de la relation client afin de gérer la relation et de vous informer sur nos services. Nous obtenons ces coordonnées auprès de vous, de votre employeur, de sources accessibles au public ou de bases de données d’entreprises ; lorsque nous ne les avons pas reçues de vous, nous vous en indiquons la source lors de notre premier contact. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la communication marketing au moyen du lien de désabonnement ou en nous écrivant. Si vous postulez chez nous, nous n’utilisons votre candidature que pour le processus de recrutement et la supprimons conformément à la section 8.

12. Communications

Nous vous contactons au sujet des Services lorsque cela est nécessaire : par exemple si une réservation semble poser problème ou dépasse la durée maximale, en cas de modification de la flotte, des prix ou de la présente politique, et, dans le cadre de programmes pilotes, pour recueillir votre avis. Vous pouvez à tout moment vous désinscrire des communications non essentielles. Si nous vous invitons à une enquête, l’invitation précise à quoi serviront les réponses.

13. Modifications de la présente politique et langues

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour tenir compte de l’évolution de nos Services, de nos prestataires ou du droit. La version en vigueur est celle publiée sur notre site web et dans l’application ; nous vous informerons des modifications importantes dans l’application ou par e-mail. La présente politique est rédigée en anglais ; les versions allemande et française sont des traductions de courtoisie. En cas de divergence, la version anglaise prévaut.

Version 2.2 · 9.10.2026 · remplace la version du 22 mars 2024